7. Microsoft – Excel 2016 – Andmete valideerimine

Andmete valideerimine

Andmete valideerimise idee seisneb selles, et saame

  • märgistada andmed, mis ei vasta soovitule
  • piirata kasutaja võimalusi ja lubada sisestada ainult kindla sisuga andmeid. Näiteks arvude vahemik, kuupäev, kindel loend jne

Valideerimisel pea meeles, et igale lahtrile saad lisada ainult ühe tingimuse ning võimalik kasutada koos lehe kaitsmisega.

Valideerimisringid

Alustan siinkohal valideerimist tagant ettepoole. Tahan näidata seda, et kui andmed on juba sisestatud, siis valideerimisel Excel vigastest andmetest ise teada ei anna. Kasutan järgmist tabelit:

292.jpg

Märgistan ära ‘Kuupäev’ veeru ja valin menüüst Andmed>Valideeri andmeid>Valideeri andmeid…

293.jpg

See avab valideerimise akna, millest räägime kohe pikemalt. Aga teeme sellised valikud:

  • Luba: Kuupäev
  • Andmed: väiksem kui
  • Lõpukuupäev: 1.06.2016

See tähendab, et antud vahemikku lubame ainult kuupäevad pärast 1.06.2016.

294.jpg

Kui vajutad OK, ei toimu just kui midagi. Selleks, et näha, millised andmed ei vasta kriteeriumile vali menüüst Andmed>Valideeri andmeid>Märgi vigased andmed ringiga

295.jpg

Ringide eemaldamiseks vali menüüst Andmed>Valideeri andmeid>Eemalda valideerimisringid

Lahtrite valideerimine

Vaatame nüüd täpsemalt, milliseid piiranguid saame kasutajatele lisada. Nagu eelpool mainisime saame aktiivsetele lahtritele lisada valideerimise Andmed>Valideeri andmeid>Valideeri andmeid… kaudu.

296.jpg

Valideerimine koosneb kolmest osast:

  • Sätted
  • Sisestusteade
  • Veateade

Sätted

Kõige olulisem on Sätted osa, kus me reaalselt saame määrata, millised andmed on lubatud:

  • Täisarv – võimaldab kasutajal sisestada ainult täisarve
  • Kümnendmurd – võimaldab kasutajal sisestada ainult murdarve
  • Loend – piirab kasutaja valikud loendis märgitud elementidega
  • Kuupäev – võimaldab kasutajal sisestada teatud tingimusel kuupäevasid
  • Aeg – võimaldab kasutajal sisestada ainult kellaaegasid
  • Teksti pikkus – piirab sisestatava teksti tähemärkide arvu
  • Kohandatud – piirangute seadmine valemite abil

Vastavalt lubamisele saate valida täpsemad seadistused (Andmed). Ei hakka neid lahti kirjutama, sest tekstid ütlevad väga täpselt, kuidas piirangut seada.

297.jpg

Sisestusteade

Et kasutaja ei peaks ära arvama, millised tingimused olete lahtritele seadnud, siis on hea vihjed kirja panna. Selleks liigu sakileSisestusteade ja lisa teksid

298.jpg

Nüüd kui kasutaja aktiveerib lahtri, siis kuvatakse vastav vihje.

299.jpg

Veateade

Viimane sakk, Veateade, määrab kuidas käitutakse valesti sisestatud andmetega.

300.jpg
  • Stopp – valesid andmeid ei lubata sisestada. Kasutajale antakse võimalus proovida uuesti või loobuda
    301.jpg
  • Hoiatus – kasutajat hoiatatakse valesti sisestatud andmete eest ning antakse valida jah/ei/loobu. Kui kasutaja soovib jätkata, siis valesti sisestatud andmeid ei kustutata
    302.jpg
  • Teave – selle valiku puhul kasutajat lihtsalt teavitatakse valesti sisestud andmetest
    303.jpg

Valideerimise eemaldamine

Nii Sisestusteate ja Veateate puhul linnukese eemaldamisel teateid ei kuvata.

304.jpg

Valideerimise eemaldamiseks märgista soovitud lahtrid ning vali menüüst Andmed>Valideeri andmeid>Valideeri andmeid… ning avanenud aknast Tühjenda kõik

305.jpg

Valideerimise näited – LOEND

Loendi tegemiseks pead loendi elemendid eraldi kirja panema.

306.jpg

Seejärel saad kasutada lahtrite vahemikku või sellele antud nime.

307.jpg

Ja kui nüüd klikkida valideeritud lahtrile siis kuvatakse loend ja kasutaja ei saa muud lisada.

308.jpg

Et kasutaja loendit muuta ei saaks, siis vähemkriitliste failide puhul kirjuta see kuhugi kaugele lahtritesse ja tähtsamate failide puhul kaitse seda parooliga.

Valideerimise näited – TÄISARV

Lihtsalt täisarvude lisamine probleeme ei tohiks tekitada. Huvitavamaks muudab valideerimise see, et on võimalik kasutada ka valemeid – seame piirangud juba kuskil lahtrites olevate miinimum ja maksimum andmete põhjal

309.jpg

Valideerimise näited – KUUPÄEV

Ka kuupäevad võimaldavad manipuleerida funktsiooniga. Lubame näiteks sisestada kuupäevad tänasest kuni kolm päeva pärast tänast.

310.jpg

Valideerimise näited – AEG

Lubame lisada kellaaega mis on juba olnud.

311.jpg

Näites kasutatud valem:

=TIME(HOUR(NOW());MINUTE(NOW());SECOND(NOW()))

Valideerimise näited – KOHANDATUD

Keelame korduvate arvude sisestamise.

312.jpg

Näites kasutatud valem:

=COUNTIF($A$2:$A$7;A2) <= 1 

Valideerimise näited – KOHANDATUD

Seame piirid kogusummale. Näiteks eelarve 200€, mida ei tohi ületada.

313.jpg

Näites kasutatud valem:

=SUM($B$3:$B$7) <= 200