8. Microsoft Excel 2016 – Andmete filtreerimine ja sorteerimine (Harjutus)

Kui andmeid on väga palju, siis seal midagi leidmine on väga raske. Järgmisel pildil on pisike andmebaas, kus on ligi 2000 kirjet.

Kuigi 2000 kirjet on vähe, siis “käsitsi” andmeid leida on väga tülikas. Üks võimalus, mis meid siinkohal abistaks, oleks andmete filtreerimine ja sorteerimine. See tähendab, et kuvatakse andmed ainult vastavalt meie poolt seatud tingimustele. Kui olete filtri lisanud, siis on seda näiteks kiiresti printida, ilma et peaksime neid kuhugi kopeerima. Loomulikult on hea ka kopeerida, ilma et teised andmed kaasa tuleks.

Andmete filtreerimine – filtri lisamine

Filtri lisamiseks selekteeri kogu tabel või muuda vähemalt üks lahter tabelis aktiivseks ning seejärel vali menüüst Avaleht>Redigeerimine>Sortimine ja filtreerimine>Filtreeri

Vanemates versioonides nimetati seda Automaatfiltriks ja see lisab tabeli päistele valikunooled https://metshein.com/images/stories/excel2007eesti/75.gif.

Filtrite määramine

Klikkides suvalise veeru päises valikunoolel kuvatakse filtreerimise valikud. Hetkel on valitud kõik alad ja seepärast kuvatakse kenasti kõik andmed. Näiteks jätan valiku “Male” ette.

Veerud millele on lisatud filter tähistatakse lehtri-ikooniga. Filtri tühistamiseks tee valik Vali kõik  või kliki Tühjenda filter väljalt (veeru nimi)

Andmete filtreerimine tingimuste abil

Iga filtri valikul näeme tingimuste rida, mis on vastavalt andmetele erinev:

  • Tekstifiltrid
  • Arvufiltrid
  • Kuupäevafiltrid

Võtame näitena arvufiltrid.

Siin saate väga täpselt valida, millistele tingimustele peab filter vastama. Ekslikuks võib osutuda alguses Esikümme… valik, kus tegelikult saate ise valida kasvõi esikolmikut.

Andmete sorteerimine

Andmete sorteerimisega järjestatakse andmed tähestikulisse või suuruse järjekorda. Seda nii tõusvas või kahanevas järjekorras. Sorteerida saate tekste, numbreid kui kuupäevi.

Lihtne sorteerimine

Võtame aluseks pisikese tabeli, mis kuvab kui palju oli etendustel külastajaid ja piletite hinda.

314.jpg
  • Sorteerimiseks märgista ära kõik etendused koos külastajate arvu ja pileti hinnaga.
  • Seejärel vali menüüst Avaleht>Redigeerimine>Sortimine ja filtreerimine

  • Nüüd tuleb teha valik:
    • Sordi A-st Y-ni – kasvavas järjekorras
    • Sordi Y-st Y-ni – kahanevas järjekorras
  • Valisin näiteks kasvavas järjekorras
    316.jpg

Selline valimismeetod sorteerib andmed vaid esimese veeru järgi. Juhul kui märgistate ära ainult esimese veeru, siis sorteerimisega muutuvad andmed valeks, sest teised veerud jäävad paigale. Õnneks selle vea vältimiseks tuleb Excel 2010 appi ja teavitab kasutajat veast ning pakub valikut laiendada.

317.jpg

Mitme veeru sorteerimine

Täpsemate sorteerimistele tuleb appi Kohandatud sortimine…

Kui tabel sisaldab päiseid nagu minu tabelis, siis on kasulik need ka enne ära märgistada. See võimaldab neid näha Sortimisaluste valikus, kui on sisse lülitatud Minu andmetel on päised

Juhul kui sinu tabelil pole päiseid, siis kuvatakse sortimisalusena Veerg A, Veerg B jne. Sorteerime Etendused kasvavas järjekorras. Seejärel soovin lisaks järjestada Pileti hinna järgi suurimast väikseimani.

Uue sortimisaluse lisamiseks kliki Lisa tase.

Ega antud tabelis midagi eriti ei muutunud, sest meie tabel on liiga pisike. Muutuks sel juhul kui ühesuguse algusega etendusi oleks rohkem.

321.jpg

Kohandatud loendi järgi sorteerimine

Huvitav sorteerimine on kohandatud loendi järgi. Nagu mäletate vaatasime kohandatud loendeid varem ja üks loenditest oli näiteks nädalapäevad – esmaspäev, teisipäev, …, pühapäev. Kui me soovime järjestada andmeid nädalapäevade järgi tavalise meetodi järgi, siis sorteeritakse need tähestikulises järjekorras ning pole õige.

322.jpg

Selleks, et nädalapäevad sorteerimisel ikka esmaspäevast alustaks, siis vali Kohandatud sortimine. Avanenud aknas vali Järjestus: Kohandatud loend ja seal omakorda loendite hulgast nädalapäevad.

Kui oled nädalapäevad ära valinud siis Järjestuse alt leiad nii kasvavas kui kahanevas järjekorras loendi. Kasuta sama tehnikat, kui soovid järjestada andmeid näiteks SUUR, KESKMINE, VÄIKE vms järgi.

Ridade sorteerimine

Vaikimisi sorteeritakse andmeid alt üles või ülevalt alla. Harvemal juhul on vaja andmeid sorteerida vasakult paremale ehk rea järgi. Sätted vasakult paremale sorteerimiseks leiad Kohandatud sortimine alt ja avanenud aknas kliki nupule Suvandid…

Pane tähele – Sortimissuvandite alt leiad valiku Tõstutundlik, mille valikul arvestatakse suuri ja väikeseid tähti.