9. Microsoft Excel 2016 – Töötamine suurte tabelitega (Harjutus)

Selle peatüki eesmärk on õppida, kuidas teha võimalikult valutumaks töö suurte tabelitega. Vaatame kuidas mahutada dokument lehtedele, otsida ja asendada, kasutada automaatvormingut, lisada kommentaare, salvestada vaated ning peita või grupeerida ridu ja veerge.

Dokumendi mahutamine A4-paberile

Eeldan, et kui keegi soovib tänase seisuga Exceli tabelit välja printida või aruandesse sokutada, siis tahab ta teha seda A4-formaadis lehele. Kui mitte, siis teiste lehtedega on sama tegevus. Selleks, et näha, kuidas tabel laiuse poolest paberile paigutatakse, on mitu võimalust. Valime näiteks Vaade>Leheküljepiiride eelvaade

See vaade kuvab meile ilusti siniste joonte abil, kuidas kõik lehtedele paigutatakse. Punktiirjoonest paremale jääv ala ei mahu antud lehele.  Selle parendamiseks võiks plaanida:

  • muuta fonti
  • muuta fondi suurust
  • muuta veergude laiust – topeltklikk veerutähiste vahele või lohista “käsitsi”

Aga proovi hoopis sinisest punktiirist kinni haarata ja lohistada soovitud suunas. Hetkel minu tabeli puhul see täitsa töötab!

Võid oma dokumenti kontrollida Fail>Prindi eelvaatest.

Tabelist otsimine

Suur tabel raskendab inimsilmal õigete andmete leidmise. Kõige tuntub otsimise viis on klaviatuuril hoida alla klahvikombinatsiooni Ctrl+F. See kuvab meile lihtsa otsingu akna, kus saab sisestada soovitud otsingusõna.

Kirje leidmiseks vajuta Otsi järgmine ja kliki seda kuni oled leidnud soovitud koha. Hoopis huvitavama tulemuse saame, kui klikime nuppu Otsi kõik, mis kuvab otsingutulemuste nimekirja.

Otsingutulemuste nimekiri näitab täpselt tulemuse asukohta ning soovitud kirjel klikkides aktiveeritakse soovitud lahter.Oma otsingutulemust saad parandada, kui klikid nupul Suvandid

  • Vahemik – määrad kas otsid ainult lehe või kogu dokumendi piires
  • Otsi – võimalus otsida aktiivse lahtri suhtes ridade või veergude suhtes
  • Vt – täpsusta otsingut, kas soovitud teksti otsitakse valemitest, väärtustest või lausa kommentaaridest
  • Erista suurtähti – selekteeri kui suured ja väikesed tähed on olulised
  • Otsi terve lahtri sisu – otsitakse täpselt sellise sisuga lahtrit
  • Vorming – võimalus otsida kindla vorminguga tekste või numbreid

Otsi ja asenda

Andmete leidmiseks ja asendamiseks vajuta klaviatuuril klahve Ctrl+H. Avanenud aknas märgi Otsitav lahtrisse sõna mida soovid asendada. Kasti Asendaja kirjuta, millega soovid teksti asendada. Hetkel soovin asendada oma nime uuega ‘Margus Karu’.

Kui oled kindel oma valikus, siis vajuta nuppu Asenda kõik. Kas asendus oli edukas või mitte, antakse teada avanevas aknas.

Vorminda tabelina

Ei taha selles peatükis väga veel vormindamisest rääkida. Aga natuke siiski :). Ehk hoia kursor tabeli peal ja vali Avaleht>Vorminda tabelina. Seejärel vali, milline kujundus sulle sobib.

Seejärel kuvatakse aken, kus küsitakse üle soovitud vahemik ning jätame valiku “Minu tabelil on päised“.

Kui tabelil on juba oma loodud vormindus, siis lisatakse vaid filtreerimise ja sorteerimise nooled.

Lisatud vormindusel on eraldi tööriistad valikute tegemiseks. Lihtsalt kliki suvalisel lahtril tabelis ja leia menüüst Tabeliriistad>Kujundus.

Siit saad näiteks eemaldada filtrinupu, viirutada read, muuta kujundust jne.

Vorminda tabelina eemaldamine

Lisatud tabelilaadid saame eemaldada kui liigume Avaleht>Tabeliriistad>Kujundus. Tabelilaadid osas kliki nupule Rohkem ning vali kõige viimane käsk Tühjenda.

Kommentaarid

Märkmete tegemiseks kasutatakse Excelis kommentaare. Neid võid lisada nii enda, sõbra või kasvõi mõne kliendi jaoks, mille  tunned ära punase nurga järgi.

222.jpg

Kommentaari lugemiseks liigu hiirega lahtrile ning hoia hiirekursor paigal. Vaikimisi kuvatakse see helekollase taustaga ning kasutaja nimega, mille nool suunab kommentaari lahtrile.

223.jpg

Kommentaare saab lisada igaüks ise, neid muuta ja valida kuvamise seaded. Ja kui nüüd hiirega liikuda eemale käsolevast lahtrist, siis kommentaar peidetakse.

KOMMENTAARI LISAMINE

Kommentaari lisamiseks aktiveeri soovitud lahter ning liigu menüüs Läbivaatus>Uus kommentaar (Shift+F2)

Avanenud kollasesse aknasse kirjuta soovitud tekst. Kasutaja nimi on soovitav alles jätta, sest siis on hea näha, kes mida kirjutas.

225.jpg

Kui kommentaar valmis, siis tee hiireklikk väljaspool kommentaari akent ja see peidetakse.

KOMMENTAARI MUUTMINE

Kommentaari muutmiseks aktiveeri lahter kuhu on juba lisatud kommentaar ja vali menüüstLäbivaatus>Redigeeri kommentaari.

Avaneb kommentaari aken, kuhu saad teksti lisada nagu enne. Nii lisamisel kui muutmisel on võimalik kommentaari akent suuredada või vähendada vastavalt soovile.

229.jpg

KOMMENTAARI KUVAMINE

Juhul, kui on vaja kommentaari jäädavalt ette kuvada, siis vali Läbivaatus>Kuva/Peida kommentaar. Kui selelle uuesti vajutada, siis kommentaar taas peidetakse.

KOMMENTAARI KUSTUTAMINE

Ning kui kommentaari enam vajalikuks ei peeta, võib selle kustutada Läbivaatus>Kustuta

Ridade ja veergude peitmine ning grupeerimine

Suures tabelis võib juhtuda, et kõiki andmeid pole vaja kuvada ja seepärast on mõttekas teatud andmed ära peita. Selleks on vähemalt kaks võimalust:

  • Tee parem klikk veeru- või rea tähisel ja vali Peida
    230.jpg
  • Teine võimalus on võibolla vähem tuntud aga päris mõistlik võimalus – Rühmitamine. Selleks märgista soovitud read või veerud ja vali menüüst Andmed>Rühmita

    Rärast rühmitamist kuvatakse veeru- või reatähiste juures miinus-märk, millele klikkides andmed peidetakse. Hiljem pluss-märgile klikkides andmed jällegi kuvatakse.
    232.jpg

Rühmituse eemaldamiseks vali Andmed>Tühista rühmitus